ICT strumento per l’organizzazione aziendale!

Oggi parliamo di ICT (information e communication tecnology) nell’azienda.

Spesso, soprattutto nelle PMI, il reparto informatico viene sottovalutato o comunque sotto utilizzato per vari motivi.

Primo tra tutti la errata impressione che in un mondo che si sta velocemente informatizzando e “iperlinkando” tutti sono in grado di gestire l’infrastruttura ICT e si tende a delegare alla risorsa interna che si reputa un poco più “skillata” degli altri la gestione di tale reparto negli scampoli di tempo!

Aggiungiamo anche la bassa propensione all’investimento nel settore, perché reputato non produttivo o meglio non direttamente imputabile ad un centro di profitto e abbiamo un quadro chiaro di quello che sono le condizioni di salute dei reparti informatici del 90% circa delle PMI italiane!

Perché si deve strutturare bene il settore ICT?

Perché quella è l’ossatura della vostra organizzazione operativa!

Proprio così il settore ICT non serve solo a raccogliere dei dati in un personal computer dimenticato nel sottoscala, ma è l’infrastruttura che deve sostenere tutti i flussi operativi dell’azienda, magazzino, produzione, vendita e post vendita, senza contare tutto il settore marketing.

Oggi gli strumenti di comunicazione web diventano fondamentali, sempre di più dovremo abituarci ad avere a che fare con persone che vivono in luoghi remoti e che hanno competenze elevate che servono alle nostre aziende, l’asticella delle competenze, con la crisi del mercato interno si è alzata di parecchio, infatti non sempre si potranno trovare le risorse umane giuste per le nostre esigenze nei pressi della sede aziendale.

Quindi, per lavorare al meglio dovremo mettere a disposizione sistemi di telelavoro che permettano a tutti di operare in autonomia e soprattutto senza inutili perdite di tempo e lievitazione dei costi!

Un settore ICT ben organizzato vi permette di ridurre gli sprechi di tempo e soprattutto di standardizzare i compiti assegnati alle vostre risorse umane.
Questo è uno degli aspetti fondamentali da affrontare, sappiamo tutti quanto sia importante poter introdurre in un reparto nuove risorse e fornirgli strumenti che possano in brevissimo tempo renderle operative.

Come ci rendiamo conto se il nostro reparto ICT è sottocapitalizzato?
Cosa dobbiamo fare per avere un minimo di organizzazione dell’infrastruttura?

Iniziamo dall’analisi superficiale di alcuni aspetti che reputo tra i più diffusi…

Vi siete mai ritrovati almeno una volta in situazioni di questo tipo?

1) Non posso fare questo lavoro perché “Marco Rossi” è in malattia ed il file importantissimo è sul suo pc!
2) Mario Bianchi si è licenziato e ora non so più quale è la procedura per questo passaggio in produzione!
3) Dove diavolo si trovano i rapportini che ho chiesto lo scorso mese? Li doveva produrre Francesco? Oppure Marco e dove li hanno messi?
4) Si è rotto l’hdd del PC e ho perso tutti i file!
5) Ho perso i dati… Pensavo di avere il backup ma mancano i file che mi servivano.
6) Mi trovo a casa mi sono ricordato di una attività che dovevo svolgere… ma i file da implementare sono in ufficio su un pc o server e devo aspettare domani mattina o correre fino in azienda per reperirli.
7) Utilizzo la posta elettronica non letta come strumento per ricordarmi delle attività da svolgere.
8) Ho una unica password per tutto e tutti i collaboratori la conoscono.
9) A volte i clienti fanno degli ordini che finiscono poi nel dimenticatoio.
Ecc…

Tutti questi casi (ma ce ne sono veramente tantissimi altri), che in qualche modo ho incrociato nelle varie aziende in cui ho operato, denotano una bassissima organizzazione del reparto ICT.

La domanda che si pone subito dopo questa prima superficiale analisi è come posso fare a risolvere questi problemi?

La soluzione è piuttosto semplice e non c’è bisogno di essere un tecnico per capire quali soluzioni attuare, gli strumenti saranno poi a discrezione dei tecnici che potete avere in azienda o come consulenti esterni, comunque nell’articolo vi segnalerò alcune soluzioni low cost che è possibile mettere in opera nel breve termine!

Non dimentichiamo comunque che qualsiasi strada si decida di intraprendere per semplice ed userfriendily che sia dobbiamo istruire le risorse interne all’utlizzo e soprattutto bisogna obbligarli ad utilizzarle!

Putroppo i cambiamenti non piacciono… se non pensate voi ad introdurre flussi e soluzioni in modo marziale avrete soltanto perso del tempo inutilmente

Io suddivido concettualmente in due macro famiglie le soluzioni informatiche, quelle on site e quelle web che vengono erogate in cloud/datacenter.

 

Soluzioni On Site

Tolti rari casi in cui l’azienda è ben interconnessa con il mondo esterno, magari con la fibra ottica ed almeno due providers diversi, tutte le aziende hanno bisogno di mettere in piedi una infrastruttura server presso la sede aziendale.

Cosa ci servirà per iniziare?
In primis la LAN (Local Area Network), è la rete locale che attraverso un sistema cablato o wireless interconnette i vari device tra loro.

Schema di una rete LAN:

[Immagine sotto licenza GNU FDL]

[Immagine sotto licenza GNU FDL]

Accorgimento:

Se dovete cablare una rete negli uffici assicuratevi che i cavi che vengono stesi siano almeno CAT 6 (trovate tra gli approfondimenti la pagina di wikipedia sulla tipologia di cavi) Non dimenticate di richiedere all’installatore di rilasciarvi la certificazione dell’impianto.

Questo potrà esservi utile per vari motivi:

– avere la certezza che tutte le connessioni funzionino;
– in caso di contestazioni con le software house che vi forniscono vari software come il gestionale, potrete dimostrare che un eventuale malfunzionamento non è dovuto alla rete locale ma imputabile ad altro.

(Vi dico questo perché è uso e consuetudine additare come prima causa di malfunzionamento proprio una cattiva implementazione del cablaggio strutturato e degli apparati di rete).

Una volta che avete gli uffici cablati con una porta lan per il pc ed una per il telefono nei pressi di ogni postazione di lavoro, dovrete mettere in piedi la vera infrastruttura server.

Anche se avete solo tre risorse umane in ufficio non bastano i pc per motivi sia di sicurezza che organizzativi.

Abituatevi a ragionare come in una azineda i dati vanno conservati in modo da essere velocemente fruibili da parte di tutti, capita spesso che il dato cruciale sia sul notebook di qualcuno non presente e quindi non raggiungibile, se utilizzate un sistema server questo non accade il server è presso la vostra sede, se avete organizzato tutto con le dovute accortezze potrete raggiungerlo anche da remoto attraverso un tunnel VPN in modo sicuro e ovunque vi troviate (anche da casa).

Il server deve avere un sistema di backup automatizzato, meglio se strutturato su supporti rimovibili che periodicamente possono essere archiviati e conservati fuori dai locali aziendali in modo da evitare che vengano distrutti in caso di calamità (incendio, alluvione… furiadivina).

Se qualcuno si sente tranquillo perché fa il backup a mano… sappiate che il giorno che ve ne dimenticherete succederà l’irreparabile (la Legge di murphy non è stata scritta a caso) quindi automatizzate tutto e assicuratevi di avere un sistema di allerta che vi dica se si sono verificati dei malfunzionamenti nella procedura di backup, questi accorgimenti oltre ad essere fondamentali vi permetteranno anche di dormire un poco meglio!

È possibile realizzare dei gruppi di accesso con specifici permessi che possono accedere o meno a determinate cartelle di files.

Su un server ben strutturato troverete cartelle suddivise per i vari settori aziendali… amministrazione, marketing e vendite, logistica ecc…

I vari utenti potranno accedere alla propria aerea, a delle specifiche sottoaree o a quelle di cui necessita, in caso di ruoli che debbano fare da supervisor il singolo utente avrà permessi tali da poter accedere a più gruppi, cartelle e sottocartelle contemporaneamente.

Il poter gestire in modo centralizzato su un server i dati e gruppi di utenti con delle politiche di accesso personalizzate è fondamentale per ridurre gli sprechi di tempo nella catalogazione e ricerca dei file, avere un unico contenitore che raccoglie tutto alla rinfusa farà solo perdere tempo durante le ore lavorative.

Consiglio:
strutturate con ordine il sistema di cartelle ma non eccedete nella complessità “dell’albero” questo vi permetterà di raggiungere i file velocemente anche a nuove risorse che sono appena state introdotte in azienda!

Tutti i servizi web possono essere ospitati anche sul vostro server aziendale, fermo restando la buona qualità e quantità della connettività aziendale, necessaria agli utenti all’esterno per poter operare velocemente e senza rallentamenti.

In caso contrario potrete gestire localmente i dati aziendali principali e in datacenter/cloud tutti i servizi web che vi andrò ad elencare in seguito.

Vaniamo ai punti dolenti, quali sono i costi di gestione di un impianto?

Naturalmente sono estremamente variabili e dipendono in principale misura dalle dimensioni aziendali.
Piccoli uffici possono utilizzare dei server di ridotte dimensioni che con i giusti software ed un contratto di assistenza hardware minimale, poter strutturare bene il reparto può costare non più di duemila euro l’anno, escluso la gestione sistemistica.

Assicuratevi di avere sempre un contratto di estensione della garanzia hardware on site non scaduto, con intervento almeno entro il giorno lavorativo successivo altrimenti in caso di guasto bloccante vi potreste trovare a rimanere fermi anche per diversi giorni (per ottenere specifici pezzi di ricambio o un server nuovo potrebbero volerci anche 15 giorni).

Se avete un hardware di proprietà minimamente performante si potranno realizzare delle “istanze virtuali” di vari server che possono così ospitare più servizi ICT sfruttando una sola “macchina”. Questa teconologia permette di risparmiare sia nella gestione hardware (costi di estensione di garanzia per un solo server) che nel consumo di energia elettrica.

Un unico hardware potrà quindi ospitare sia il server di dominio che il centralino telefonico, il server di backup, il sistema di videosorveglianza, quello di controllo degli accessi del personale, il gestionale, ecc.

Esistono anche servizi gestiti (incluso hardware) che per piccoli uffici possono arrivare a costare intorno ai 300 euro mese e forniscono l’hardware, il software (solitamente prodotti open source per ridurre i costi di licenza) e la gestione sistemistica da parte di professionisti, effettuata da remoto.
Solitamente viene installato on site un piccolo server con tutti i servizi a bordo la gestione avviene tramite delle VPN sicure da parte di tecnici che operano dalla sede della azienda erogante.

Tali servizi esistono anche per aziende di dimensioni maggiori e naturalmente hanno costi che possono arrivare anche a diverse decine di migliaia di euro l’anno in base alla complessità dell’impianto e dei servizi che si vogliono mettere in piedi, la scelta dei software naturalmente incide notevolmente sui costi.

Per cifre inferiori è possibile invece utilizzare sistemi cloud, ma in questo caso l’investimento principale sarà quello della connessione ad internet necessaria a gestire il flusso di dati dall’ufficio al server e viceversa!

 

Soluzioni in datacenter o in cloud

 


Tutti noi possiamo permetterci oggi di utilizzare soluzioni web, con l’avvento dei sistemi cloud questo è diventato ancora più facile ed economico.
Il magazine Sail4Sales ad esempio si trova su un server virtuale che utilizza delle risorse di una infrastruttura cloud IaaS (Infrastructure as a Service).
Ma la vera innovazione è stata la possibilità di sfruttare tale tecnologia per la fruizione di software in versione SaaS (Software as a Service) cosa significa e in cosa consiste tale tecnologia?
Semplicemente potremo acquistare un software con dei canoni mensili e fruirne per la effettiva nostra esigenza anche temporanea.

Vi faccio un esempio:
Siete dei formatori e dovete erogare un corso on line?
Potrete acquistare una piattaforma Moodle per uno o due mesi, già preconfigurata… caricare il vostro corso erogarlo e poi scaduti i termini di contratto interromperlo in attesa di aggiornamenti o nuove versioni, non dovrete farvi carico del costo di infrastruttura.

Un altro servizio che potrebbe essere interessante è quello dell’acquisto di un CRM (customer relationship management) un software che vi permette di impostare e gestire la rete vendite, le trattative, i contatti con i lead e la fase di ordini.

Se avete delle competenze informatiche potete semplicemente acquistare delle risorse cloud IaaS realizzare uno o più server virtuali e installare dei software open source come ad esempio Vtiger o Sugar pagando solo i canoni mensili per lo sfruttamento delle risorse di calcolo.

Se tali competenze all’interno della vostra azienda non ci sono potrete acquistare un servizio IaaS dove è tutti i server sono preconfigurati ed è possibile anche acquistare con piccoli canoni aggiuntivi la gestione sistemistica delle virtual machine.

Oggi scegliere tra soluzioni “in casa” o sul web è spesso lasciato alla mercé di mode o correnti di pensiero ma dovrebbe entrare nella testa di tutti che le soluzioni informatiche vanno attuate per rendere l’organizzazione aziendale più solida

Personalmente analizzo tre fattori per scegliere la tipologia di servizio:

  1. Dove si svolge la massa critica del lavoro: all’interno o all’esterno dell’azienda.
  2. La possibilità di accedere in modo economico ad una buona banda internet nella location della massa critica di lavoro.
  3. I costi di infrastruttura hardware e software.

Incrociando questi tre nodi si potranno poi valutare meglio le varie soluzioni da implementare.
Ad oggi spesso le soluzioni ottimali si sono dimostrate quelle ibride con alcuni servizi in casa altri in Cloud o datacenter, perché in Italia il digital divide ancora si sente moltissimo e la banda internet presso le sedi aziendali spesso è insufficiente per gestire tutto il traffico necessario.

Sul web troverete decine di centinaia di soluzioni diverse per ogni esigenza aziendale e per tutte le tasche (anche soluzioni gratuite senza costi di licenza) dovrete solo avere a disposizione qualcuno che scelga insieme a voi gli strumenti per gestire la vostra impresa, sia che si tratti di risorse interne che esterne queste persone dovranno avere una conoscenza approfondita delle soluzioni e devono per forza di cose continuare il proprio aggiornamento giorno per giorno perché la tecnologia si evolve rapidamente e non sempre le soluzioni più nuove sono le migliori!

L’argomento è estremamente vasto e non potrà essere trattato per intero su queste pagine per ovvi motivi di spazio, ma resto a vostra disposizione per eventuali approfondimenti.

[Vi lascio tra gli approfondimenti alcuni link a pagine di wikipedia a titolo puramente informativo allo scopo di rendere più semplice la comprensione di alcuni termini e acronimi.]

Scritto da Daniele Catarozzi

Citazioni e approfondimenti:

Wikipedia: LAN (Local Area Network)
Wikipedia: Category 6 Cable – CAT 6
Wikipedia – Software as a service
Wikipedia – Cloud Computing

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