Parliamo di Project management?

Alzi la mano chi chiede ai fornitori la pianificazioni del progetto che deve essere realizzato o chi ha clienti che chiedono oltre al preventivo e alla descrizione del servizio offerto anche la programmazione (per tempi e attività) per la realizzazione dello stesso. E se per qualsiasi motivo il progetto è alterato o modificato? Il fornitore vi invia informazione sulla modifica e quanto questa potrà inciderà sui tempi? E voi lo fate con i vostri clienti?

Tutti i progetti, piccoli o grandi che siano, dovrebbero essere accompagnati da 4 elementi a garanzia di quel che offriamo e dell’attività che andremo a svolgere o che qualcuno svolgerà per noi:

1. Descrizione e requisiti;
2. Costi;
3. Contratto o incarico;
4. Programmazione dell’attività (fasi e tempo stimato).

Certo, mettere nero su bianco è sempre un impegno, ma l’unico motivo che mi viene in mente per non farlo è un certo timore (o malafede) nel fissare nel tempo le cose. Sicuramente senza pianificazione è probabile che eventuali problemi verranno  fuori quando i buoi saranno già scappati dalla stalle, con conseguente perdita di tempo e soldi nostri o del cliente… Quando non si programma, ma si stima “a naso” o per abitudine, spesso rimane poco spazio di manovra in caso di intoppi ed è più difficile recuperare in corsa.

Se consideriamo poi che il successo di un prodotto o servizio si misura sul rispetto dei costi, rispetto dei tempi e della soddisfazione del cliente, capiamo subito quanto sia fondamentale pianificare bene.

Esistono strumenti che ci vengono a supporto: il diagramma di Gantt è uno di questi, non l’unico, ed è uno dei più semplici.

Io lo uso in due modi: come freelance, da una parte ho un mio Gantt con tutte le attività che sto seguendo a breve e medio termine, in modo da tenere d’occhio il mio carico di lavoro e cercare di lavorare meglio, evitando di far accavallare attività in modo che sia più facile gestirle, dall’altra ne ho costruito uno per singolo progetto e cliente. Per mia scelta mi sono affidato ad applicazioni web (esistono app per Chrome) per aggiornare facilmente modifiche in corso d’opera, ma esistono software più o meno complessi e integrabili. In parallelo, ho costruito una mappa mentale dei progetti e delle persone. Mi aiuta a limitare frasi del tipo “Chi è quello lì già?”, “Dov’è che avevo sentito quella cosa?”…

A ogni modo, come sempre, gli strumenti da soli non programmano e non pianificano, ma possono farci lavorare meglio: dipende dall’uso che ne facciamo. La mia esperienza mi ha insegnato che i diagrammi di Gantt, soprattutto se non presi in maniera rigida e usati in relazione con altri strumenti (es. mappe mentali, diagrammi di flusso, CRM ecc.) possono aiutare a mantenere un buon controllo della situazione: tutto però dipende dalla capacità di rappresentare visivamente la nostra pianificazione, i cicli di lavoro e la loro progressione nel tempo.

Tutti siamo a conoscenza, anche solo per sentito dire, di aziende o professionisti che hanno sforato un budget prefissato anche del 40-50%, no? Spesso dietro questi fatti c’è una programmazione errata o una programmazione “copia-incolla” che non permette di riconoscere per tempo che ci si sta allontanando da quanto preventivato. Ogni progetto in realtà è a se stante, in continua evoluzione, con caratteristiche proprie e soggetto a mutamenti e di questo bisogna tenerne conto.

Bisogna considerare che, soprattutto quando lavoriamo con un contratto a prezzo fisso, il rischio che ci assumiamo per una mancata pianificazione è alto: è doveroso quindi usare tecniche di stima, analisi di rischio, pianificazione, monitoraggio, proprio per evitare sforamenti e questioni fornitore-cliente, al di là della complessità dell’attività.

Sostengo che su ogni progetto si debba essere strabici: un occhio va puntato su quanto abbiamo pianificato, l’altro sulla situazione reale.

Ma torniamo a parlare ora di Gantt.

Per chi non ne avesse sentito parlare, il diagramma di Gantt permette di determinare l’attività svolta in termini di tempo e risorse (anche economiche) impegnate, sia che si tratti del lavoro di una persona sia di un gruppo. In questo caso, il project manager avrà una panoramica su come sta procedendo il tutto, monitorando così immediatamente la durata di ciascuna delle fasi di sviluppo e il tempo totale necessario per svolgerle con indicazione delle persone che ci stanno lavorando. Normalmente, un gruppo di progetto si sente più tranquillo e più motivato quando si pianifica, ed è più probabile che vengano rispettate le scadenze e i limitati i costi aggiuntivi.

Nella pratica, il grafico che avremo a disposizione con un Gantt altro non sarà che un semplice sistema di coordinate in cui saranno collocati sull’asse orizzontale la scala temporale (durata e sequenza) e sull’asse verticale le attività. Si possono collegare tra loro azioni diverse, creando un flusso di lavoro da tenere facilmente sotto controllo: per esempio, possiamo collegare l’inizio di un compito che dipende dalla conclusione di un’azione precedente o verificare lo sviluppo in parallelo di più fasi. Ad ogni attività possiamo assegnare risorse, costi e personale. Non è poco, vero?

Possiamo usare il diagramma di Gantt per processi semplici o frammentare quelli complessi in più parti: dipende dal disegno che vogliamo applicare alla nostra pianificazione.

Un consiglio: semplificare. Il disegno di un diagramma di Gantt deve essere il più possibile schematico, dovrebbe aiutare a tener traccia in tempo reale dello sviluppo dei diversi stadi di processo. Non è necessario sovraccaricare di informazioni il diagramma. Ogni strumento ha una sua funzione. Un Gantt non è un CRM o una job description…

Una buona pianificazione fa risparmiare ore e denaro, per cui è essenziale investire tempo nella programmazione, condividendo le fasi con clienti e fornitori, tenendo aggiornata la nostra tabella di marcia. Lavorare in questo modo consente di risparmiare soldi nella fase di attuazione del progetto, perché nel mondo in cui viviamo non è importante solo fare le cose bene, ma anche farle per tempo.

In conclusione mi piace ribadire che il diagramma di Gantt è solo uno strumento: non sostituisce l’importanza di saper gestire il tempo di un’attività, perché il valore della programmazione è enorme, anche se il progetto non soddisfa o non è terminato.

Scritto da Salvatore Nascarella

 

 

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