“ché perder tempo a chi più sa, più spiace” (Dante – Purgatorio III 78)

Questa frase, tratta dalla divina commedia del nostro amato Dante, può aiutare a spronare chi del tempo non ha buona considerazione, può farci capire quanto sia importante, se non vitale, impiegare il tempo al meglio delle nostre possibilità per rendere la vita armonica con i nostri valori e colma di significato.

Nella quotidianità, si tende più facilmente a passare il tempo e difficilmente ad impiegarlo in modo costruttivo.

Il tempo, nostro malgrado, scorre inesorabile, non torna indietro ma prosegue all’infinito.
Esso è un dato reale, misurato per convenzione dal calendario e dall’orologio denominato anche tempo oggettivo.

Bisogna, tuttavia, distinguere il tempo oggettivo da quello soggettivo. Quest’ultimo, in psicologia, è inteso come il complesso delle relazioni tra individui e avvenimenti.

Il tempo soggettivo, dunque, si contrappone a quello oggettivo.

Il ponte tra i due è denominato tempo di lavoro e questo, in particolare, è vissuto da individui ma riferito ad un contesto oggettivo.

Ecco spiegato perché le persone, normalmente, non amino programmare il tempo e preferiscono farsi gestire da questo piuttosto che imparare a pianificare o impegnarsi per gestirlo.

Il tempo è la risorsa fulcro, irripetibile e imprescindibile di ogni professionista o azienda che ambisce a raggiungere un obiettivo quindi il risultato dipenderà inevitabilmente dal fattore variabile del tempo!

Gestirlo è fondamentale per ottenere i risultati ambiti, imparare a pianificare è cruciale per evitare che il tempo piloti la nostra mente limitando di fatto i risultati con l’aggravante di non poter recuperare quello già trascorso.

La domanda, per usare una frase ormai nota a tutti, nasce spontanea: gestire il proprio tempo si può?
Indubbiamente si, ma solo se lo si conosce!

Come è possibile, dunque, per un venditore fare in modo che il tempo sia una risorsa amica e non uno scomodo elemento con il quale bisogna fare i conti per ottenere un obiettivo?

La prima regola da seguire è conoscere come questa risorsa viene utilizzata e quanta se ne ha a disposizione rispetto alle proprie abitudini quotidiane.

Impegnarsi a migliorare l’utilizzo del proprio tempo è un atto responsabile!

La gestione del tempo (o time management) è il processo di pianificare ed esercitare un controllo sul tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare, per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.

Un sistema di gestione del tempo è una specifica combinazione di processi, strumenti, tecniche e metodi.
Nel business plan, non a caso, un elemento vitale del progetto è stilare il piano temporale di sviluppo dell’attività imprenditoriale che si vuole intraprendere.

In ambito industriale, per esempio, il fattore tempo può essere gestito attraverso soluzioni altamente tecnologiche gestite da software che aumentano la produttività in quanto totalmente automatizzati ed in grado di operare 24h senza l’apporto della risorsa umana.
In ambito commerciale, invece, l’avvento di internet ha sviluppato sistemi di vendita (e-commerce) in grado di raggiungere i mercati mondiali senza dover obbligatoriamente visitare i potenziali clienti.
Sono solo due esempi di come oggi sia possibile (più del passato) gestire il tempo per aumentare la produttività ma anche per abbattere i costi di gestione delle aziende migliorando il ROI.

A noi venditori, invece, spetta il compito di formarci continuamente acquisendo know how e conoscenze per rimanere aggangiati al costante avanzamento tecnologico al fine di individuare prima degli altri (anticipare) le soluzioni più efficaci per essere i protagonisti, i fautori e i mediatori di nuovi business in un mercato globale e competitivo.

Di seguito, in cinque punti, riporto utili atteggiamenti che il sottoscritto assume per migliorare la propria gestione del tempo nell’ambito professionale.
Adottare un comunicazione efficace è il primo elemento che facilità l’inutile dispendio di tempo giacché evita di doversi ripetere, o peggio ancora, di essere frainteso rischiando di perdere potenziali ordini.

Come principio generale, adopero rigorosamente gli strumenti di gestione del tempo come il calendario, l’agenda, il promemoria concentrandomi sul metodo GTD (Getting Things Done) di David Allen e utilizzando software CRM (customers relationship management).

1) Per riunioni, colloqui ed incontri: stabilisco la durata, chiedo a che ora termina un evento al quale sono invitato a partecipare e stilo il relativo report per ogni impegno professionale affrontato.

2) Per telefono o e-mail: preparo l’elenco delle telefonate da fare, contrassegno le mail da inviare o alle quali rispondere ed etichetto (abbino colori o inserisco tag) per argomento, clienti o fornitori.

3) Per scadenze o cose da fare adotto le azioni seguenti:

a) stilo una lista settimanale attribuendo una priorità per tutti i compiti.
b) prendo sempre nota (anche su carta) evitando di utilizzare la mia memoria impegnandomi a trasferire tutto su digitale.
c) evito di procrastinare o lasciare attività da finire che mi procurano ansia e ingolfano le scadenze.

4) Per le attività brevi impiego i miei tempi di attesa, anticamera o viaggi in aereo nei modi seguenti:

a) leggo con metodo (escludendo letture di argomenti non coerenti con i miei obiettivi o interessi
b) prendo appunti, annotazioni, curiosità da condividere con i miei partners
c) scrivo post per social network, fan page o bozze di articoli.

5) Per mantenere la concentrazione: svolgo i lavori importanti nelle ore della giornata più produttive per me segnando su carta le priorità da svolgere.
Durante queste ore di lavoro evito di essere interrotto da notifiche, suonerie, vibrazioni o altro che possa distogliere la mia attenzione.

Nell’era digitale in cui viviamo, grazie a strumenti sempre più performanti dal punto di vista della gestione del tempo (tablet, smartphone e ultrabook) attraverso continui studi e aggiornamenti, ho imparato ad utilizzare in totale mobilità la mia attività di vendita minimizzando gli sforzi e massimizzando la resa ore/lavoro/denaro.

Il tempo permette all’individuo di cambiare le cose in meglio o in peggio, permette di acquisire conoscenze e competenze ma solo con l’ambizione e con l’impegno, osando diligentemente e con la perseveranza è possibile fare carriera nel mondo delle vendite.

La mia esperienza ventennale in ambito commerciale mi spinge a dire, a coloro che intendono intraprendere l’attività di vendita, che la differenza sul mercato la fà quel venditore che ha imparato anche a dire di NO quindi ad essere selettivo senza far vincere la priorità altrui a discapito delle proprie scelte che influenzano inevitabilmente la gestione del tempo.

Il tempo è vita! Il tempo è un valore! Il tempo è denaro!

Quante volte hai sentito dire o utilizzato queste espressioni?
A quale di queste tre attribuisci un significato coerente con i tuoi valori?
Personalmente, credo molto nella prima affermazione: il tempo ha un valore inestimabile giacché non è riproducibile, il denaro invece lo si può produrre, in qualsiasi momento e modo!
Ed infine,
analizzi l’uso del tuo tempo registrando le attività da svolgere per la tua settimana lavorativa?
Sarò felice di ricevere il tuo pensiero sul tempo scrivendo un breve commento a contributo dell’articolo e dei nostri lettori.

Scritto da Alessandro Spina

Citazioni e approfondimenti:

Wikipedia

“Detto fatto! – L’arte dell’efficienza di David Allen” – Sperling & Kupfer